退货入库单模板怎么填？含退货原因和质检意见的退货入库单模板

退货入库单分四块填：①表头：入库单号、日期、仓库、原订单号或售后单号、退货类型；②明细：商品编码、名称、规格、单位、申请退回数、实收数；③质检：退货原因、质检意见（行业常见分为良品、可修复、次品）、处理去向；④签字：收货人、质检人、库管。用系统做的话，表头和明细多数可以由售后单带出，现场只需要填实收数和质检意见。

退货入库单是退货回到仓库时留下的凭证，作用是让每一件退回的货都能追溯到原订单，并记录它最后去了哪里。下面先给模板，再逐块讲怎么填。退货入库的现场作业步骤，可以参考退货入库怎么操作。

退货入库单模板怎么填？

下面是一张通用的退货入库单模板，不对应任何一家软件的单据格式，字段可以按自家仓库增减。每个字段下面的小字写的是由谁来填。

填写示例（内容为示例，非真实数据）：

表头怎么填？原单号为什么必填

表头各字段

• 入库单号：由库管或系统生成，一单一号，不重复；
• 入库日期：写实际收货的日期，不写申请日期；
• 仓库：写实际收货的仓库，多仓时尤其要写清；
• 退货类型：仅退货、换货、拒收等，按售后类型选；
• 物流单号：写退回包裹的快递单号，方便查包裹。

原单号为什么必填

原订单号或售后单号是退货入库单和销售订单之间的唯一连接。不写原单号，就无法确认这件货是哪笔订单退回的，后面退款、对账、查退货率都会断。找不到原单号的包裹，按无头包裹单独登记，不要随便挂到某个订单上。

明细怎么填？申请数和实收数分开写

明细一行写一个商品规格（细到颜色、尺码），商品编码以扫码结果为准，不手写猜测。

最关键的是申请退回数和实收数分开写：申请数按售后单填，实收数是收货人开箱实际点到的数量。两者不一致时，以实收数入库，差异在备注里写明（比如“少退 1 件”），再交给客服跟进。只写一个数，就分不清是买家少退了，还是仓库少收了。

退货原因和质检意见怎么写？

退货原因常用写法

退货原因优先按售后单上买家选的原因填，再补充开箱看到的情况。常用写法：

• 尺码或规格不合适；
• 与描述不符；
• 质量问题（写清具体部位，如“拉链损坏”）；
• 发错货、漏发；
• 不想要了（七天无理由）；
• 物流破损、拒收。

质检意见和处理去向

质检意见按行业常见分法分为良品、可修复、次品三档（具体分档以企业自己的规则为准）：

质检意见不能空着，“处理去向”也要写到具体位置。质检的具体做法可以参考仓库收货质检SOP。

退货入库单和普通入库单有什么区别？

普通入库单（比如采购入库单）对应的是采购单，重点是到货数量和供应商；退货入库单对应的是销售订单或售后单，多了退货原因、质检意见和处理去向这几项，因为退回的货不一定都能直接再卖。退货整体流程怎么设计，可以参考电商退货退款流程优化。

退货入库单交给谁、怎么流转？

退货入库单填完后不是放进抽屉就结束了，一般要流转到三个地方：

• 客服或售后：凭实收数和质检意见决定退款金额、是否补发或拒绝退款，申请数和实收数不一致的要和买家沟通；
• 库存管理员：按处理去向核对库存，良品增加可售库存，次品进入次品库存，不能混在一起；
• 财务或对账人员：按入库单汇总当期的退货数量，和退款记录核对。

用纸质单据时，建议一式多联分别留存；用系统时，单据确认后相关岗位都能查到，不用再手工传递。不管哪种方式，单据上的原单号、实收数、质检意见三项是后续每个环节都要用到的，填错一项，后面每个环节都要返工。

退货入库单常见填错的地方

1. 不填原单号：退货和订单对不上，退款和对账出问题；
2. 数量写成申请数而不是实收数：系统库存按申请数增加，账实不符；
3. 质检结论空着：不知道货能不能再卖，次品可能被当成良品上架；
4. 处理去向没写库位：货放哪里没人知道，之后找不到；
5. 签字缺人：出了问题分不清是收货、质检还是上架环节的责任。

退货入库后库存没变化的排查，可以参考退货入库后库存没更新怎么办。

FAQ

用系统做退货入库，纸质单据还要留吗？

看企业的管理要求。系统里已经记录了单据和操作人时，一般可以不再留纸质单；需要对外留存凭证或内部审计要求纸质签字的，可以打印后签字存档。

一单多件、部分退回怎么填？

一个商品规格写一行明细，申请退回数按售后单填，实收数按实际收到的填。部分退回时，没退回的数量在备注里写明，由客服和买家确认。

退货入库单和售后单怎么对应？

一张售后单对应一张退货入库单，退货入库单表头写售后单号，明细按售后单上的商品逐行对应。同一个售后单分几次退回的，每次收货单独开一张入库单，都写同一个售后单号，便于汇总核对。

先把四块填全

退货入库单怎么填，就是表头、明细、质检、签字四块填全：原单号必填，申请数和实收数分开，质检意见和处理去向不能空。想了解用系统管理退货入库，可以看万里牛WMS产品页。