ERP采购管理系统操作流程是怎样的？ERP采购流程的5个主要步骤

在ERP里，采购流程通常分5个主要步骤：① 请购申请 → ② 采购订单审核与下单 → ③ 到货质检与入库 → ④ 采购对账与发票 → ⑤ 付款与核销。 每一步对应一张单据，上一步的单据审核后生成或关联下一步的单据：请购单生成采购订单，采购订单生成到货/入库单，入库单进入对账，对账确认后生成付款单。数据一路带下去，库存和应付款随单据自动更新。

下面按步骤说明每一步在ERP里怎么操作。各家ERP的单据名称和字段略有差异，文中单据名用通用说法。ERP采购和传统采购的区别，可以看ERP和传统采购有什么区别？ERP采购管理系统从需求到付款怎么管。

ERP采购流程分哪5步？

单据名称和字段以所用系统界面为准。

第1步：ERP里的请购单怎么建？

发起请购

需要采购的人员在ERP里新建请购单，填写商品、数量、需求日期和用途；部分系统支持按库存预警或补货建议自动生成请购单。

请购审批

请购单提交后按审批流流转，部门负责人审核数量和必要性。审核通过的请购单进入待采购池。

合并与拆分

采购员可以把多张请购单合并成一张采购订单，也可以按供应商拆成多张。

第2步：采购订单审核与下单怎么操作？

生成采购订单

在待采购池里选择请购单，一键生成采购订单，选择供应商，确认单价、数量、交期和收货仓库。

订单审核

采购订单按金额或品类走审批，审核通过后才能下发给供应商。

下单与在途

审核后的采购订单发给供应商，系统记录在途数量，后续到货按订单逐笔核对。

第3步：到货入库怎么核数？

到货登记

货到后，仓库按采购订单登记到货，核对商品、数量和外包装。

质检

需要质检的商品先做来料检验，合格品入库，不合格品登记并走退货或让步接收。

采购入库

确认无误后生成采购入库单，审核后库存增加、采购订单的在途数量相应减少。到货少于订单时，系统保留未到货数量，或由采购员手工关闭订单。

采购退货

已入库的商品需要退回供应商时，开采购退货单，审核后按原采购成本冲减库存，同时冲减对应的应付款（已付款的形成对供应商的应收，或抵减后续应付）。采购退货属于非销售业务，不走销售出库，也不计入销售成本。

第4步：采购对账与发票怎么处理？

核对单据

财务或采购按期把采购订单、入库单（含退货）和供应商发票放在一起核对，确认数量、单价和金额一致。

生成对账单

核对无误后生成采购对账单，形成应付款。

对账差异处理

数量差异回到入库单核查，价格差异回到采购订单核查，处理后重新对账。

第5步：付款核销怎么做？

新建付款单

按付款条件新建付款单，选择对应的对账单或应付款，提交审批。

付款与自动核销

审批通过后付款，系统自动核销对应的应付款。

预付款

预付款可以先付款，到货对账后再核销。

ERP采购流程图怎么画？

画ERP采购流程图，可以按「泳道」把角色分开：

1. 泳道1：需求方——提交请购单。
2. 泳道2：采购——审核请购、生成并下发采购订单。
3. 泳道3：仓库与质检——到货登记、质检、采购入库或退货。
4. 泳道4：财务——对账、确认应付、付款核销。

每个节点标出单据名称和审核点，单据之间用箭头表示「生成」或「关联」关系。

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回到ERP采购管理系统操作流程：请购申请、采购订单审核与下单、到货质检与入库、采购对账与发票、付款与核销5步，单据逐级生成和关联，库存和应付款随单据更新。想了解万里牛全渠道SaaS ERP，可以拨打服务热线 400-168-1506 咨询。

FAQ

Q1：ERP采购管理系统操作流程是怎样的？

通常分5步：请购申请、采购订单审核与下单、到货质检与入库、采购对账与发票、付款与核销。

Q2：ERP里请购单和采购订单有什么区别？

请购单是内部提出的采购需求；采购订单是发给供应商的正式订单，由审核通过的请购单生成或合并而来。

Q3：采购入库后库存什么时候变化？

采购入库单审核后库存增加，同时采购订单的在途数量减少。

Q4：采购退货在ERP里怎么处理？

开采购退货单，按原采购成本冲减库存和应付款；已付款的形成对供应商应收或抵减后续应付，不计入销售成本。

Q5：采购对账要核对哪些单据？

一般核对采购订单、采购入库单（含退货）和供应商发票，确认数量、单价、金额一致。

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